Åbningstider: Hver mandag fra kl. 14 til 16. Dog ikke helligdage og i skoleferier.

Privatlivspolitik

Privatlivspolitik for

Grejs Lokalhistorisk Forening


1                Vi behandler personoplysninger

Grejs Lokalhistorisk Forening behandler personoplysninger og overholder lovgivningen og principperne for god databehandlingsskik. Foreningen har derfor vedtaget denne privatlivspolitik. Den fortæller, hvordan vi administrerer personoplysninger, som skal sikre en lovlig og gennemsigtig behandling.

Grejs Lokalhistorisk Forening er dataansvarlig. Vi behandler udelukkende personoplysninger til klare og saglige formål og ud fra foreningens formål.

Formålet med Grejs Lokalhistorisk Forening er følgende:

  • at fremme og styrke den almene interesse for Grejs sogns historie og medvirke til at bevare egnens historiske arkivalier og værdier.
  • at indsamle, registrere og bevare arkivalier, billeder, billede- og lydoptagelser, trykt materiale og andre data uanset medium af ikke-statslig herkomst med tilknytning til Grejs sogn, dens borgere, foreninger, virksomheder og institutioner i fortid og nutid.
  • at stille det indsamlede materiale til rådighed for offentligheden efter de gældende regler for tilgængelighed ifølge Arkivloven.

Grejs Lokalhistoriske Forening (forkortet som GLF) behandler personoplysninger i forbindelse med:

  • driften af det lokalhistoriske arkiv i foreningen
  • administrationen af oplysninger om foreningens medlemmer

2                Status for privatlivspolitikken

Udarbejdet 21. marts 2019. 1. udgave/Axel Nørr

3                Dataansvarlig for personoplysninger

Følgende er dataansvarlig person i foreningen:

Kontaktperson: Axel Nørr

Adresse: Rugbakken 1 Grejs

CVR-nr.: Ikke registreret

Telefonnr.: 22757485

Mail: Denne e-mail adresse bliver beskyttet mod spambots. Du skal have JavaScript aktiveret for at vise den.

Hjemmeside: www.grejslokalarkiv.dk

4                Personoplysninger i det lokalhistoriske arkiv

Som medlem af Sammenslutningen af Lokalarkiver (SLA) har GLF forpligtet sig til at følge arkivlovens bestemmelser. Loven gælder al virksomhed, der udøves af offentlig forvaltning og domstole. Arkivloven kan ses her: Arkivloven (Retsinformation)

Vi behandler personoplysninger, der er relevante og nødvendige for at opfylde foreningens formål. Vi følger retningslinjerne i SLAs vejledning om de krav og hensyn samt skøn og vurderinger, der skal udøves ved behandling af arkivalier (billeder, dokumenter, artikler, udklip og lignende).

Der henvises til SLAs retningslinjer af 13. juli 2018. Du kan læse dem her:

https://danskearkiver.dk/om-foreningen/raad-og-vejledning/arkiverne-og-ny-databeskyttelseslov/

I administrationen af arkivalierne vil der nødvendigvis være indbygget en del skøn, vurderinger og anvendelse af praksis, herunder overholdelse af beskyttelsesperioder for visning af arkivalier. SLAs retningslinjer giver anvisninger af disse forhold. GLF følger de gængse forældelsesregler for indsigt i billeder med personer eller andre arkivalier med personoplysninger. Vi følger reglerne for ophavsret til materialer.

I registreringen af arkivalier i systemet ARKIBAS til videre offentliggørelse i ARKIV.dk vil der være klausuler for beskyttelse af persondata, idet der ansættes forskellige valg af tilgængelighed og visning, herunder grænser for søgning i ARKIV.dk.

Når du afleverer materiale til GLF bliver det registreret - og her kan du som giver bestemme et skriftligt samtykke til formidling eller afslå videre formidling. Der benyttes en såkaldt modtagelseserklæring til registreringen. Den kan ses her:

https://arkiwiki.dk/indkomst/

5                Personoplysninger om medlemmer af foreningen

Vi registrerer følgende personoplysninger om medlemmer af foreningen og eventuelt tilknyttede frivillige:

Medlemsoplysninger:

  • Almindelige personoplysninger, såsom navn, adresse, telefonnummer, eventuel mailadresse og eventuel indmeldelsesdato.

Vi registrerer ikke personfølsomme data, som f.eks. personnummer (CPR), social baggrund eller andre personlige oplysninger.

6                Foreningens behov for behandling af dine personoplysninger

Som medlem af Grejs Lokalhistorisk Forening kan optages alle med interesse for indsamling og bevarelse af arkivalier omkring Grejs og omegns historie.

Ud fra medlemskabet behandler vi dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en legitim grund. Det vil være aktuelt i følgende sammenhænge:

  • Drift af foreningens aktiviteter, herunder planlægge, gennemføre og følge op på dem
  • Administration af din relation til foreningen, herunder
  • Formidling af oplysninger om foreningens arbejde via årsskrift, programmer, nyhedsbreve, e-mails og eventuelt andre medier.
  • Opkrævning af kontingent til foreningen
  • Udarbejdelse af regnskaber og rapportering og revision
  • Levering af varer og ydelser, som du selv har bestilt
  • Udbetaling af transport- og rejsegodtgørelser, refusion og lignende
  • Planlægning af og afholdelse af arrangementer, udstillinger og andre aktiviteter
  • Visning af situationsbilleder fra konkret aktivitet eller arrangement i foreningen
  • Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende
  • Håndtering af medlemsrettigheder (fx på generalforsamlingen) i henhold til foreningens vedtægter

7                Samtykke ved personoplysninger

Når vi behandler oplysninger, sker det ud fra foreningens formål og på et lovligt og legitimt grundlag – og dermed ikke altid med dit forudgående samtykke. Vi indhenter kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der tidligere er beskrevet. Se specielt ovenfor om udarbejdelse af modtagelseserklæring ved aflevering af materialer til arkivet.

Ved indmeldelse i foreningen giver du samtykke til dit medlemskab og at vi registrerer dine medlemsoplysninger. Hvis du ikke ønsker, at vi registrerer medlemsoplysninger, som nævnt ovenfor, kan du ikke være medlem af foreningen.

8                Videregivelse af dine personoplysninger

Vi videregiver ikke oplysninger om dig til markedsføring, reklamer eller kommercielle formål eller andre anvendelser, som ligger udenfor foreningens formål. Vi kan opbevare oplysninger i anonymiseret form om medlemmer til statistik eller lignende, så længe de har historisk værdi.

9                Opbevaring og sletning af dine personoplysninger

Vi sletter dine medlemsoplysninger senest 1 år efter at dit medlemskab, er ophørt. Hvis det er nødvendigt for dokumentation af foreningens regnskaber, opbevares medlemsoplysninger dog i 5 år (jfr. Regnskabsloven).

10              Dine rettigheder omkring personoplysninger

Når vi behandler dine oplysninger, har du ifølge persondataforordningen en række rettigheder:

  • Du har ret til at blive oplyst om, at vi behandler oplysninger om dig – det er det vi oplyser dig om i denne privatlivspolitik (som forening har vi oplysningspligt)
  • Du har ret til at få indsigt i de oplysninger vi behandler om dig (indsigtsret)
  • Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig berigtiget (retten til berigtigelse)
  • Du har ret til at få oplysninger om dig slettet (retten til at blive glemt)
  • Du har ret til at gøre indsigelse mod, at dine oplysninger anvendes til markedsføring
  • Du har ret til at flytte dine oplysninger – dvs. at vi skal udlevere de oplysninger vi har om dig i et almindeligt anvendt format (retten til dataportabilitet)

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Du finder kontaktoplysninger øverst her i privatlivspolitikken under den dataansvarlige

Henvender du dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

11              Klage over foreningen

Du kan indgive klage til tilsynsmyndighederne - Datatilsynet - over behandling af dine personoplysninger i foreningen. Vi vil dog appellere til, at du informerer os, inden du afgiver en eventuel klage. Der kan foreligge misforståelser eller andre forhold, som vi kan opklare forinden.

12              Revision af privatlivspolitikken

Vi forbeholder os ret til at ændre foreningens privatlivspolitik. Når vi ændrer privatlivspolitikken, ændrer vi også datoen øverst i dette dokument.

Den til enhver tid gældende privatlivspolitik er tilgængelig på vores hjemmeside.

Ved væsentlige ændringer vil vi oplyse nærmere om det på hjemmesiden.