Beskrivelse af personoplysninger og foreningens formål

Grejs Lokalhistorisk Forening (GLF) opbevarer og registrerer arkivalier, hvor der forekommer personoplysninger i form af personer på billeder, historier og beskrivelser om personer, eller motiver og historier og dokumenter, hvor personer indgår. Registreringen foregår primært ved den generelle arkivering i ARKIV.dk gennem registreringssystemet ARKIBAS og dermed efter samme fremgangsmåde som i landets øvrige lokalarkiver. GLF driver også en hjemmeside, hvor der indlægges lokale historier og rapporter mv. fra Grejs Sogn. Her kan også forekomme personoplysninger.

GLFs arbejde udføres ud fra sit formål efter sinde vedtægter:

• at fremme og styrke den almene interesse for Grejs sogns historie og medvirke til at bevare egnens historiske arkivalier og værdier.
• at indsamle, registrere og bevare arkivalier, billeder, billede- og lydoptagelser, trykt materiale og andre data uanset medium af ikke-statslig herkomst med tilknytning til Grejs sogn, dens borgere, foreninger, virksomheder og institutioner i fortid og nutid.
• at stille det indsamlede materiale til rådighed for offentligheden efter de gældende regler for tilgængelighed ifølge Arkivloven.

Grejs Lokalhistoriske Forening behandler personoplysninger i forbindelse med:

• drift af det lokalhistoriske arkiv i foreningen - i ARKIBAS og ARKIV.dk samt hjemmesiden
• administration af oplysninger om foreningens medlemmer og bestyrelse

 Vi følger gældende retningslinjer og praksis

GLF følger de retningslinjer, som Datatilsynet har udgivet behandling af personoplysninger. Læs vejledningen her:

Datatilsynets Retningslinjer for lokalarkivers behandling af personoplysninger.pdf

GLF er medlem af Sammenslutningen af Lokalarkiver (SLA) og følger retningslinjerne i SLAs vejledning om behandling af billeder:

https://danskearkiver.dk/raad-og-vejledning/billedvejledning/

Som det fremgår af retningslinjerne og vejledningen vil der I stort omfang ikke være problemer med visning af arkivalier. Men i administrationen af arkivalierne vil nødvendigvis være indbygget en del skøn, vurderinger og anvendelse af praksis, herunder overholdelse af beskyttelsesperioder for visning af arkivalier. Det er vigtigt at understrege, at hovedparten af arkivets billeder kan offentliggøres uden problemer.

Man kan sige, at det er den sunde fornuft, som vi forsøger at efterleve, når vi behandler oplysninger. Vi er klar over, at der er specielle situationer, private eller intime forhold, der naturligvis gør, at vi ikke vil offentliggøre materialet.

GLF bestræber sig på at følge forældelsesregler for indsigt i billeder med personer eller andre arkivalier med personoplysninger, samt reglerne for ophavsret til arkivmaterialer.

I registreringen af arkivalier i systemet ARKIBAS til videre offentliggørelse i ARKIV.dk vil der være klausuler for beskyttelse af personoplysninger, idet der kan sættes forskellige valg af tilgængelighed og visning, herunder grænser for søgning i ARKIV.dk.

Modtagelseserklæring

Når du afleverer materiale til GLF bliver det registreret - og her kan du som giver bestemme et skriftligt samtykke til formidling eller afslå videre formidling. Der benyttes en såkaldt modtagelseserklæring til registreringen.

Modtagelseserklæringen har vi liggende på arkivet. Den kan også hentes i en beskrivelse af erklæringen her: 

https://arkiwiki.dk/indkomst/

Oplysninger om medlemmer af foreningen

Vi registrerer oplysninger om medlemmer af foreningen og eventuelt tilknyttede frivillige samt bestyrelsen:

• Almindelige personoplysninger, såsom navn og adresse, samt eventuelt telefonnummer og mailadresse og eventuel indmeldelsesdato.

Vi registrerer ikke personfølsomme data, som f.eks. personnummer (CPR), social baggrund, økonomi eller andre personlige oplysninger.

Foreningens behov for behandling af personoplysninger

Som medlem af Grejs Lokalhistorisk Forening kan optages alle med interesse for indsamling og bevarelse af arkivalier omkring Grejs og omegns historie.

Ud fra medlemskabet behandler vi dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en legitim grund. Det vil være aktuelt i følgende sammenhænge:

• Drift af foreningens aktiviteter, herunder planlægge, gennemføre og følge op på dem
• Opkrævning af kontingent til foreningen
• Udarbejdelse af regnskaber og rapportering og revision
• Levering af varer og ydelser, som du selv har bestilt
• Planlægning af og afholdelse af arrangementer, udstillinger og andre aktiviteter
• Visning af situationsbilleder fra konkret aktivitet eller arrangement i foreningen
• Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende
• Håndtering af medlemsrettigheder (fx på generalforsamlingen) i henhold til foreningens vedtægter
• Opbevaring af oplysninger om medlemmer til statistik eller lignende, så længe de har regnskabsmæssig eller historisk værdi.

Samtykke ved personoplysninger

Ved indmeldelse i foreningen giver du samtykke til dit medlemskab og at vi registrerer dine medlemsoplysninger. Hvis du ikke ønsker, at vi registrerer de basale medlemsoplysninger, som nævnt ovenfor, kan du ikke være medlem af foreningen.

Vi indhenter dit samtykke, når det i sjældne tilfælde kan være nødvendigt for drift og forvaltning af foreningen. Se specielt ovenfor om udarbejdelse af modtagelseserklæring ved aflevering af materialer til arkivet.

Der sker ikke videregivelse af dine personoplysninger

Vi videregiver ikke oplysninger om dig til markedsføring, reklamer eller kommercielle formål eller andre anvendelser, som ligger udenfor foreningens formål.

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger

Vi sletter dine medlemsoplysninger senest 1 år efter at dit medlemskab, er ophørt. Hvis det er nødvendigt for dokumentation af foreningens regnskaber, opbevares medlemsoplysninger dog i 5 år (jfr. Regnskabsloven).

Dine rettigheder vedrørende personoplysninger

Når vi behandler dine oplysninger, har du en række rettigheder:

• Du har ret til at blive oplyst om, at vi behandler oplysninger om dig – det er det vi oplyser dig om i denne privatlivspolitik (som forening har vi oplysningspligt)
• Du har ret til at få indsigt i de oplysninger vi behandler om dig (indsigtsret)
• Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig berigtiget (retten til berigtigelse)
• Du har ret til at få oplysninger om dig slettet (retten til at blive glemt)
• Du har ret til at flytte dine oplysninger – dvs. at vi skal udlevere de oplysninger vi har om dig i et almindeligt anvendt format (retten til dataportabilitet)

Hvis du ønsker rettelser eller berigtigelser

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Henvender du dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Vi vil også opfordre til, at du henvender dig til foreningen, hvis du konstaterer eller synes, at der er er personoplysninger, som du mener er forkerte eller ikke bør være registreret. Der kan foreligge misforståelser eller andre forhold, som vi kan opklare.

Henvendelse kan ske til kontaktpersonen nederst i beskrivelsen.

Revision af beskrivelsen

Vi forbeholder os ret til at ændre foreningens beskrivelse af personoplysninger.

Den gældende beskrivelse er tilgængelig på vores hjemmeside.

Status for beskrivelsen

Revideret 15. marts 2023. 2. udgave v/Axel Nørr

Kontaktperson vedrørende personoplysninger

Følgende er kontaktperson vedrørende persondata/oplysninger i foreningen:

Axel Nørr - Rugbakken 1 Grejs DK-7100 Vejle

Telefonnr.: +4522757485

Mail: Denne e-mail adresse bliver beskyttet mod spambots. Du skal have JavaScript aktiveret for at vise den.

Hjemmeside: www.grejslokalarkiv.dk