Vedtægter for Grejs Lokalhistorisk Forening.

§ 1 Navn

Foreningens navn er Grejs Lokalhistorisk Forening, og dens hjemsted er Grejs by i Vejle Kommune, og arkivets interesseområde er Grejs Sogn.

§ 2 Formål

Foreningens formål er:

1. 1. at fremme og styrke den almene interesse for Grejs sogns historie og medvirke til at bevare egnens historiske arkivalier og værdier samt drive et lokalt arkiv. 
2. at indsamle, registrere og bevare arkivalier, billeder, billed- og lydoptagelser, trykt materiale og andre data uanset medium af ikke-statslig herkomst med tilknytning til Grejs sogn, dens borgere, foreninger, virksomheder og institutioner i fortid og nutid.
3. at stille det indsamlede materiale til rådighed for offentligheden efter de gældende regler for tilgængelighed.

Det indsamlede materiale betragtes som offentlig eje, og dets forbliven som sådan garanteres.

§ 3 Medlemmer

Som medlem af Grejs Lokalhistorisk Forening kan optages alle med interesse for indsamling og bevarelse af arkivalier omkring Grejs og omegns historie.

§ 4 Generalforsamling

Foreningens øverste myndighed er generalforsamlingen. Ordinær generalforsamling afholdes hvert år i januar/februar måned. Indkaldelse til generalforsamlinger, såvel ordinære som ekstaordinære sker med mindst 8 dages varsel ved annoncering i lokalt annonceblad.

Forslag skal for at kunne behandles på ordinær generalforsamling, afgives til bestyrelsen senest den 15. januar.

Dagsorden for den ordinære generalforsamling skal mindst omfatte følgende punkter:

1. Valg af dirigent
2. Bestyrelsens beretning
3. Regnskab og budget
4. Forslag
5. Valg af medlemmer og suppleanter til bestyrelsen
6. Valg af revisorer og suppleanter
7. Eventuelt

Ekstraordinær generalforsamling skal afholdes, når et flertal af bestyrelsen ønsker det, eller når mindst en trediedel af medlemmerne fremsætter begæring herom til bestyrelsen. Ekstraordinær generalforsamling skal afholdes inden en måned efter begæring er fremsat, og indkaldes med motivering og dagsorden for dens afholdelse.

Beslutninger på generalforsamlingerne indføres i protokol/referat, der underskrives af dirigenten.

§ 5 Stemmeret og afstemninger

Hvert medlem har en stemme. Generalforsamlingens beslutninger træffes ved simpelt stemmeflertal. Der kan ikke afgives stemme ved fuldmagt.

Forslag til vedtægtsændringer kan vedtages af generalforsamlingen ved simpelt stemmeflertal, når mindst halvdelen af foreningens medlemmer er repræsenteret, eller når 2/3 af de fremmødte medlemmer stemmer derfor.

§ 6 Bestyrelsen

Foreningens opgaver varetages af en bestyrelse på syv medlemmer, og der vælges en suppleant. Desuden vælges der to revisorer samt en suppleant. Valgene gælder for to år. På ulige årstal afgår tre og på lige årstal afgår fire af bestyrelsesmedlemmerne.

Revisorer er valgt for to år, og afgår på skift hvert andet år.

Suppleanterne vælges for et år ad gangen.

Bestyrelsen konstituerer sig med formand, kasserer og sekretær. Bestyrelsen fastsætter selv sin forretningsorden. Sekretæren fører protokol over møderne.

§ 7 Regnskab

Foreningens regnskabsår går fra 1. januar til 31. december.

Foreningens medlemmer betaler årligt et kontingent, der fastsættes af generalforsamlingen. Endvidere kan de modtages og tilvejebriges bidrag fra anden side.

Kassereren fører et overskueligt regnskab over foreningens drift og status.

Revisorerne foretager revision af regnskabet før fremlæggelsen til godkendelse på generalforsamlingen.

§ 8 Tegningsret

Grejs Lokalhistorisk Forening tegnes af formand og kasserer i forening.

Pengemidler, som foreningen råder over, skal indestå på en for foreningen oprettet konto i et pengeinstitut.

§ 9 Arkivet

Bestyrelsesen påser og har ansvar for, at arkivets samlinger opbevares betryggende, er forsvarligt registreret, og at de er offenligt tilgængelige med fast åbningstid, dog således at de til enhver tid gældende tilgængelighedsregler respekteres.

Bestyrelsen har ansvar for udarbejdelsen af en arbejsplan for arkivet og et økonomisk budget samt overholdelsen heraf. 

Bestyrelse udpeger en arkivleder, der er ansvarlig for arkivets drift, samlingernes tilstand og deres benyttelse i henhold til normalt gældende standardinstruks for arkivledere.

Bestyrelsen kan beslutte, at Grejs Lokalhistorisk Forening optages  som medlem af Foreningen for det lokalhistoriske arkivsamarbejde i Vejle Kommune, samt SLA (Sammenslutningen af Lokalarkiver), ARVE (Arkiver i Vejle Amt) eller andre foreninger/interesseorganisationer med relation til formålsparagraffen og foreningens virke med arkivalier.

Grejs Lokalhistorisk Forening kan tilrettelægge/afstemme sin arbejdsplan af hensyn til samarbejde med andre arkiver og beslægtede institutioner.

§ 10 Opløsning

Ophør af Grejs Lokalhistorisk Forening kan ske ved simpelt stemmeflerhed ved to på hinanden følgende generalforsamlinger med mindst to ugers mellemrum-

Skulle Grejs Lokahistorisk Forening ophøre, skal samlingerne anbringes efter nærmere aftale med Vejle Stadsarkiv og Vejle Kommune, så deres forbliven i offentligt eje, og deres offentlige tilgængelighed fortsat er garanteret.

Ved opløsning af Grejs Lokalhistorisk Forening overføres eventuel formue til andet lokalhistorisk arbejde eller kulturellse foreninger i Grejs efter generalforsamlingens afgørelse.

§ 11 Ikrafttræden

Foreningens vedtægter er sidst ændret på generalforsamlingen den 2.10.2001.

Disse vedtægter er godkendt på den ordinære generalforsamling den 6.2.2017.

Således vedtaget den 6. februar 2017.

Som dirigent: Niels R. Danielsen